Informationspflichten nach Art. 13 und 14 der EU-DSGVO: Hinweisgebersystem

Compliance bedeutet für uns mehr als lediglich die Einhaltung von Regeln und Gesetzen. Karl Späh GmbH & Co. KG steht für Vertrauenswürdigkeit, verantwortungs-volles Handeln sowie Werte wie Ehrlichkeit, Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit. Diese sind für uns selbstverständlich und bilden die Basis für das Vertrauen, das uns unsere Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter täglich entgegenbringen. Verantwortung zu übernehmen, bedeutet auch rechtmäßig zu handeln. Die Integrität unseres geschäftlichen Handelns hat für uns einen sehr hohen Stellenwert.

Dazu bieten wir unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern das „sycoBASE Hinweisgeber-Portal“ an, um auf mögliche Compliance-Verstöße hinzuweisen. Auf diesem Weg können Hinweise weltweit und rund um die Uhr abgegeben werden – sicher, vertraulich und (sofern gewünscht) vollständig anonym. Das „sycoBASE Hinweisgeber-Portal“ ist verantwortungsvoll zu nutzen. Es sollen nur solche Informationen weitergegeben werden, von deren Richtigkeit der Hinweisgeber nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt ist. Falsche Anschuldigungen oder irreführende Informationen gehören hier nicht hin.

Das „sycoBASE Hinweisgeber-Portal“ ist ein webbasiertes System, das von einem externen Dienstleister (sycoBASE GmbH) für die Meldung von Compliance-Verstößen Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Über das System werden Hinweise erfasst, bearbeitet und dokumentiert. Beweise, die die Meldungen untermauern sollen, können als Anhang hochgeladen werden.

Oberstes Prinzip des „sycoBASE Hinweisgeber-Portal“ ist der Schutz des Hinweisgebers. Dritte haben keine Möglichkeit des Zugriffs auf die Meldungsdaten. Es besteht die Möglichkeit eines anonymen Dialogs dank eines geschützten und sicheren Postfachs. Die technische Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten ist garantiert.

Um sicherzustellen, dass auch der Aufruf des Hinweisgebersystems nicht nachverfolgt werden kann, finden Sie an dieser Stelle keinen klickbaren Link zur Seite, sondern lediglich die Internet-Adresse. https://wbs.sycobase.app Für eine anonyme Meldemöglichkeit bitte keinen direkten Link (siehe unten) verwenden!

Bitte kopieren Sie diesen Link vollständig in die Adresszeile Ihres privaten Browsers und verwenden Sie einen der folgenden Suchbegriffe zum Auffinden unseres Unternehmens:
„Späh, Karl Späh, Karl Späh GmbH & Co. KG, Karl Späh GmbH“

Sofern die anonyme Meldemöglichkeit nicht angeboten wird:
Bei Klick auf nachfolgenden Link (https://wbs.sycobase.app/case?refId=XACA4XNZJ7EYKDR47PKPD5YJJE6FWUXJ) gelangen Sie direkt zu unserem Hinweisgeber-Portal.

Auf der Startseite des Portals finden Sie Informationen zum Umgang mit Hinweisen.

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist:

Karl Späh GmbH & Co. KG
Industriestraße 4-12
72516 Scheer
Tel.: 07572 602-458
E-Mail: datenschutz@spaeh.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Ulrike.eben@danubis.net

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (insbesondere Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Da das Meldeverfahren regelt, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.

Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße, insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption.

Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel nur mit seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DGSVO) verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses des Verantwortlichen. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und –bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße zu bearbeiten und den Verantwortlichen und dessen Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.

Der Verantwortliche stellt grundsätzlich sicher, dass personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen, bzw. an eine (auch externe) Ombudsstelle des Verantwortlichen oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an verbundene Unternehmen des Verantwortlichen im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

Der Verantwortliche setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Die vom Verantwortlichen eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es dem Verantwortlichen gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an eine der verantwortlichen Stellen richten.

Ansprechpartner des Verantwortlichen:

datenschutz@spaeh.de

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Lautenschlagerstr. 20, 70173 Stuttgart
Tel.: 0711/61 55 41 – 0 Fax: 0711/61 55 41 – 15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de